網路時代的新挑戰——如何充分利用網路資源實現辦公管理自動化
管理和效率——管理者隨時面對的挑戰
隨著網路經濟和知識經濟的迅猛發展，企業間競爭一直圍繞著企業內部管理進行，強調企業如何有效的利用自身的資源，提高生產能力、提高工作效率、降低成本。上個世紀末，伴隨著資訊技術革命，全球進入了知識經濟的時代。資訊技術的應用加速了知識的傳遞、加工和更新，提升了企業的有效利用資訊的能力，從而提高了企業的工作效率和生產能力。終於，經過近二十年的迅猛發展，世界經濟由“生產能力不足”逐漸變成“生產能力過剩”。在這種經濟環境下，企業面臨著前所未有的競爭壓力。
隨著我國經濟建設的穩步發展，進入WTO的實現，政府機關、企事業單位如何提高內部管理水準，降低重複勞動、提升工作效率，提高服務標準、也成為眾多單位領導不斷思考和探索的問題。
這些都要求我們必須採用全新的資訊處理手段，完善內部組織結構、資訊系統和管理運作流程，消除資訊孤島，建立協同工作的信息管理體制。 綜上所述，在全新的知識經濟時代，管理者需要一種全新的管理理念和管理手段，對單位內部辦公管理流程進行整合。於是，網路辦公自動化OA（Office Automation）概念應運而生。
無論是企業還是政府機關，都會有大量的文案需要處理，複雜的工作流程需要安排，決策者需要依據紛亂的資訊作出重要的決定。擁有一套智慧化、資訊化的辦公系統，對辦公人員和企業決策者來說，工作效率上的提高是顯而易見的。在網路連接千萬家的時代，辦公自動化還使得不同地理位置之間的不同單位或部門之間進行協同辦公成為可能。今天的中國，“企業資訊化”、“政府部門資訊化”都忙得如火如荼，一套優秀的辦公自動化（OA）系統將是企事業單位邁進數碼時代的“基石”。
眾所周知，我們絕大多數企業和非贏利單位，都採用層層授權的金字塔式的管理模式，從控制論的角度看，這種模式的好處是容易控制全局，但底層和中層人員與上級之間的資訊回饋往往不暢通，高層瞭解底層的資訊除了通過的直接下屬（中層管理者）外，就是自己親自瞭解，親自瞭解往往很累；通過中層管理人員，則有一個資訊回饋的效率和成本問題，無疑，單位的資訊化能提高效率節省成本。
基於層層授權、各司其職的思想，近年來應用較廣的企業資訊管理系統（MIS）、ERP等。這些軟體使企業高層很方便地瞭解企業採購，銷售，庫存以至財務的情況，企業的中層到底層都置於了最高層的管理監督之下。因此這類軟體大多上級對下級控制有餘，同級與同級的部門與人員協作交流不足。控制太多，人就會變成機器，工作就缺乏樂趣，只有協作交流起來，工作就變得輕鬆有趣，更符合人性，更容易發揮普通人的智慧和積極性。辦公自動化軟體把單位的各個部門緊密聯繫在一起，強化了機構內部員工之間、部門之間的資訊交流與協同工作，使得機構內部的辦公、業務流程都能在內部局域網或互聯網上進行，相互間可以親密地交流協作！
辦公自動化的發展是一個不斷進化的過程，隨著電腦和網路技術的發展可以分為以下幾個階段：辦公電腦化，單位有了電腦，可以列印檔，保存資料，用一些單機版軟體等。辦公網路化，單位的電腦有了局域網並連上了互聯網，實現了資源分享，但內部缺乏秩序和安全。網路程式化，在辦公網路化的基礎上，有了網路辦公軟體的辦公平臺，實現了輕鬆有序的管理。將來還可能有網路辦公的智慧化，辦公變得越來越輕鬆。
辦公自動化軟體，具體來說有哪些作用呢？
首先，能極大地提高工作效率，不用拿著各種檔、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章。這些都可在網路上進行。
其次，是節省運營成本：包括時間和紙張。
第三，是規範單位管理：把一些彈性太大不夠規範的工作流程變得井然有序，比如：公文會簽、計畫日誌、用款報銷等工作流程審批都可在網上進行。
第四，是提高企業競爭力、凝聚力：員工與上級溝通很方便，資訊回饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業的單位的內部的凝聚力將大大增強。
第五，是使決策變得迅速科學：高層決策不再是不瞭解情況，缺乏資料的環境下拍腦袋的事，而是以資料和真相為依據做出的科學的決策。
辦公自動化應該作為企事業單位除了生產控制之外的資訊處理與管理的集合，應該是對於單位的領導來說，OA是決策支援系統，能夠為領導提供決策參考和依據。對於中層管理者OA是資訊管理系統，而對於普通管理者，OA又是事務/業務處理系統。OA能夠為企業的管理人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。
近年來，隨著網路技術的迅速發展普及，通過利用先進的網路資訊技術，實現辦公自動化的解決方法，被稱為網路辦公自動化解決方案。隨著INTERNET技術，國際互聯網路的發展，目前的辦公自動化已由傳統的局域網內互聯互通上升到了支持移動辦公，遠端辦公管理等更廣闊的領域。
企事業單位網路辦公自動化解決利器
隨著Internet/Intranet和Web技術的日益普及和推廣，使得Internet/Intranet正逐漸成為企業資訊化建設的有力工具。東莞索威憑藉Microsoft、UNIX等系統平臺上的開發經驗，成功地推出了基於Internet/Intranet平臺的企業級網路應用系統。圍繞“政府上網”、“企業資訊化工程”兩大主題，索威電腦資訊科技有限公司推出了索威科技網路辦公自動化解決方案----（東莞索威網路辦公系統）。該系統是採用Browser/Server模式，完全基於Internet/Intranet平臺，針對企事業單位內部的管理流程，設計而成的一套方便、穩定、實用的辦公自動化軟體。包括資訊中心、人事考勤、計畫日誌、公文會議、辦公用品、資料管理、用款報銷、資產資料、個人事務、消息管理、文檔管理、車輛管理、公務接待、客戶資源、系統配置等功能模組。其友好的介面、嚴謹的管理結構，充分擔當起了機構中各個管理層的各項工作，不僅是企事業單位員工工作中的優秀助手，同時更是幫助有關領導做出英明決策的左右手。她使複雜、繁瑣的辦公室事務變得自動化、流程化、數位化，大大提高了單位各部門的工作效率。
本軟體採用純WEB技術，即：在用戶端不必安裝專用代碼，系統功能全部在伺服器端集中實現和管理，系統維護升級難度和工作量明顯降低，真正做到用戶端零維護，使系統可用性和易維護性與傳統方式相比有了質的飛躍。
對於現代的企事業單位來說，辦公地點、辦公時間越來越靈活。傳統的必須在局域網內才能使用的辦公管理軟體，對於外地分支機搆人員或出差人員與企業內部進行交流形成極大制約。隨著SOHO（在家辦公）、分工協作等辦公新概念的興起。辦公事務的存在範圍的概念被極大擴大。新型的各種辦公管理單元可能是由許多分佈在不同物理地區的功能小組組成的。伴隨著INTERNET網路技術的發展、普及。開發出一套不受物理存在範圍制約的辦公自動化軟體在技術上完全可行。而且，可以為企事業單位的管理工作提供更加靈活、方便的條件。
索威電腦資訊科技正是在上述前提下，看到了未來辦公管理軟體的發展趨勢。基於全WEB技術開發出了索威公司辦公助手軟體。可以輕鬆的使企業實現通過INERNET進行日常辦公管理。符合未來企業管理軟體的發展方向。該產品是基於INTERNET/INTRANT平臺上的企業辦公自動化解決方案，採用流行的WEB開發方式，產品化、結構化的設計方法，具有無須額外培訓、單點維護、全面升級、INTRANET/ INTERNET無縫聯通等顯著優點，同時極大降低了各單位辦公自動化的實施及維護成本，使企事業單位內部管理輕鬆邁向自動化。
先進的系統設計方法使各模組可獨立存在；整個軟體易拆分，易組裝，靈活方便；良好的系統開放能力和可擴展性，使系統可根據各個不同企事業特點，為其定制增添各類業務模組，同時還可與客戶的其他資訊系統進行資料互聯。
網路辦公系統的原理、功能及應用環境
網路辦公系統是一個以日常辦公管理事務為中心，通過引入資料許可權和功能許可權對不同部門及員工進行許可權劃分，以實現資訊、管理、服務協同工作的辦公管理平臺。通過對資訊中心、人事考勤、公文會議、計畫項目、用款報銷、資產資料、辦公用品、車輛補貼等日常辦公內容的管理，實現對企事業單位日常辦公工作的全面管理，並能規範辦公流程，提高管理水準和管理品質，準確分析決策，達到全面提升單位辦公效率的目的。
